RULES AND REGULATIONS

Mission

Game Audio Denmark is dedicated to establishing a national network for the game audio industry with interconnected local networks. Our mission is to be an active and visible organization providing education, advocacy, and resources to our members.

Objectives

  • Build a strong community of game audio professionals.
  • Provide opportunities for networking, knowledge sharing, and collaboration.
  • Organize regular events and meetups, both online and offline.
  • Offer resources, tools, and workshops to help members improve their skills.
  • Foster collaboration with industry experts, mentors, and related organizations.
  • Explore the possibility of creating a job board or networking platform.
  • Host sound design challenges, crowdsourced field recording projects, and game audio conferences.
  • Create a thriving community of game audio enthusiasts in Denmark.

Membership rules

  • Membership is open to individuals who share an interest in game audio and support the objectives of Game Audio Denmark.
  • All members must adhere to the organization's mission, vision, and ethical standards.

Rights and Responsibilities

  • General Members and Student/Graduate Members have the right to vote and can be elected as board members.
  • All members are expected to uphold the values of Game Audio Denmark.

Code of Conduct

  • Members shall conduct themselves in a professional manner at all Game Audio Denmark events and activities.
  • Respectful communication and behavior are expected towards fellow members, guests, and speakers.
  • Game Audio Denmark is committed to creating an inclusive environment that respects diversity. Discrimination or harassment based on race, gender, age, disability, sexual orientation, or any other characteristic is strictly prohibited.

Vedtægter for Game Audio Denmark

Vedtaget den 30/05/2023

§ 1 Formål

  • Stk. 1: Formålet med denne forening er at styrke netværket og fagligheden for medlemmer og supportere af foreningen.
  • Stk. 2: Foreningen henvender sig primært, men ikke begrænset til alle grupper (interesserede, amatører eller professionelle) inden for musik, lyd, lydteknologi og voice-over, i den danske spilindustri, som ønsker at deltage i fællesskabet.

§ 2 Navn og hjemsted

  • Stk. 1: Foreningens navn er Game Audio Denmark (i daglig tale GADEN).
  • Stk. 2: Foreningens hjemsted er Hammelstrupvej 23, st th 2450 København SV Mail: contact@gameaudiodenmark.dk
  • Stk. 3: Foreningen benytter Discord-serveren Game Audio Denmark som primær kommunikationskanal.

§ 3 Optagelsesbetingelser og eksklusion

  • Stk. 1: Som medlemmer optages enhver, som kan vedkende sig foreningens formål og nærværende vedtægter. Såkaldte “supportere” kan også være tilknyttet foreningen uden at betale kontingent, men har ikke stemmeret ved generalforsamlinger og kan ikke optages i bestyrelsen, disse kan dog til enhver tid overgå til alm. medlem.
  • Stk. 2: Individer skal være min. 18 år for at blive medlem.
  • Stk. 3: Indmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til en af bestyrelsens medlemmer. Dette er en midlertidig post og kan ændres ved foreningens stiftelse. Medlemskabet er først gyldigt når medlemmet har betalt kontingent. Supportere er først gyldigt registreret når den skriftlige henvendelse er kvitteret af en af bestyrelsens medlemmer.
  • Stk. 4: Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til et bestyrelsesmedlem med virkning fra udgangen af et regnskabsår. Ved udmeldelse fastholdes det allerede betalte kontingent.
  • Stk. 5: Medlemmerne betaler et af generalforsamlingen fastsat kontingenter. Kontingentet opkræves forud for hvert regnskabsår.
  • Stk. 6: Et medlem, som ikke respekterer nærværende vedtægter, regelsæt, beslutninger eller arbejder imod foreningen, kan af bestyrelsen ekskluderes. Dette er forudsat at medlemmet har modtaget en skriftlig advarsel fra bestyrelsen inden denne ekskludering vedtages på et bestyrelsesmøde. En eksklusion skal godkendes ved den nærmest følgende generalforsamling, med et simpelt flertal.

§ 4 Kontingent

  • Stk. 1: Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling.
  • Stk. 2: Indbetalingsterminer og opkrævning fastsættes af bestyrelsen.

§ 5 Ordinær generalforsamling

  • Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
  • Stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af maj måned og indkaldes med mindst tre ugers varsel ved mail til medlemmerne og ved annoncering i vores kommunikationskanaler med angivelse af dagsordenen.
  • Stk. 3: Stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest ugedagen forinden har betalt forfaldent kontingent. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
  • Stk. 4: Mødeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest ugedagen forinden har betalt forfaldent kontingent. Desuden er generalforsamlingen åben for registrerede supportere af foreningen, dog uden stemmeret.
  • Stk. 5: Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter. Dagsordenen kan yderlig bestå af andre punkter, både opgivet af bestyrelsen og indkommende forslag.

    • De obligatoriske punkter er:

    1. Valg af dirigent og referent
    2. Formandens beretning
    3. Regnskabsaflæggelse
    4. Behandling af indkomne forslag
    5. Fastsættelse af kontingent
    6. Godkendelse af budget
    7. Valg af formand
    8. Valg af næstformand
    9. Valg af 3-7 øvrige bestyrelsesmedlemmer og 1 eller 2 suppleanter
    10. Eventuelt
  • Stk. 6: Bestyrelsen har ansvaret for, at der tages referat af mødet.
  • Stk. 7: Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Forslag om vedtægtsændringer, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest tre måneder forud for udgangen af den måned, hvor den ordinære generalforsamling skal afholdes.
  • Stk. 8: Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.
  • Stk. 9: Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal (en over halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer) og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager.

§6 Ekstraordinær generalforsamling

  • Stk.1: Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen med fjorten dages varsel og skal afholdes efter en til bestyrelsen skriftligt fremsat begæring med angivelse af dagsorden fra mindst 3 bestyrelsesmedlemmer eller 1/3 af medlemmerne senest 4 uger efter, at en sådan begæring er modtaget.
  • Stk. 2: Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

§ 7 Bestyrelse

  • Stk.1: Foreningens daglige ledelse udgøres af bestyrelsen, der foruden formanden og næstformand, består af kassereren og 2-6 medlemmer. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en 1-årig periode, og kan genvælges.
  • Stk. 2: Formand, næstformand og kasserer skal være fyldt 18 år.
  • Stk. 3: Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Ved stemmelighed kan formanden afgive 2 stemmer. Suppleanter deltager i bestyrelsens møder på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret.
  • Stk. 4: Senest 14 dage efter nyvalg til bestyrelsen afholdes konstituerende møde, hvor bestyrelsen af og blandt sine medlemmer vælger kasserer. Alle tillidsposter gælder frem til næste generalforsamling.
  • Stk. 5: Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Den kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til varetagelse af afgrænsede opgaver.
  • Stk. 6: Formanden - og i hans fravær næstformanden - indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden, når formanden skønner det nødvendigt, eller mindst tre medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om det overfor formanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest 2 uger efter anmodningen er kommet til formandens kendskab.
  • Stk. 7: Hvis et medlem af bestyrelsen ønsker at træde ud af bestyrelsen, overtager 1. suppleanten vedkommendes plads i bestyrelsen. Er der herpå yderligere afgang fra bestyrelsen i utide, kan bestyrelsen frit vælge et medlem af foreningen ind i bestyrelsen. Denne post skal dog sættes på valg ved den først kommende generalforsamling.

§ 8 Regnskab

  • Stk. 1: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret, dvs. d. 1 januar til d. 31 december.
  • Stk. 2: Bestyrelsen er ansvarlig over for generalforsamlingen for budget samt regnskab.
  • Stk. 3: Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlemsregister.
  • Stk. 4: Regnskabet revideres af kassereren.
  • Stk. 5: Regnskabet føres af kassereren og skal indeholde oversigt over indtægter og udgifter samt en status. Bestyrelsen er ansvarlig for at udarbejde regnskabet.
  • Stk. 6: Regnskabet forelægges bestyrelsen løbende samt tilses og revideres af kassereren.

§ 9 Tegningsregler og hæftelse

  • Stk.1: Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i foreningen. Ved optagelse af lån og ved salg/ pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
  • Stk. 2: Foreningens formand har sammen med kasserer tegningsret og kan råde over foreningens konti og økonomi under ansvar for den siddende bestyrelse.
  • Stk. 3: Formand og kasserer tegner begge for økonomiske dispositioner.
  • Stk. 4: Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

§ 10 Vedtægtsændringer

  • Stk.1: Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.
  • Stk. 2: Vedtægtsændringerne træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på.

§ 11 Opløsning

  • Stk.1: Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.
  • Stk. 2: Foreningens formue skal i tilfælde af opløsning anvendes i overensstemmelse med de i § 1 fastsatte formål eller til andre almennyttige formål. Beslutninger om den konkrete anvendelse af formuen træffes af den opløsende generalforsamling.